Reglement mediationVigilant

Artikel 1 – Definities  

In dit reglement wordt verstaan onder:
a. kwestie: de in de mediationovereenkomst omschreven kwestie.
b. mediation: procedure waarbij de partijen zich inzetten om, onder leiding van
   een mediator, hun kwestie op te lossen met toepassing van het reglement.
c. mediationovereenkomst: de schriftelijke overeenkomst waarin de partijen
   afspreken zich in te spannen om de kwestie door mediation op te lossen en de
   mediator de opdracht verlenen om in de kwestie als mediator op te treden en
   de mediator deze opdracht aanvaardt.
d. mediator: degene die de mediation leidt.
e. partij(en): de partijen die wensen de kwestie door middel van mediation op te
   lossen.
f. reglement: dit reglement.  

Artikel 2 - Benoeming mediator  

2.1 De partijen wijzen zelf een mediator aan.  

2.2 Bij aanvaarding van de opdracht stelt de mediator een mediationovereenkomst
     op. De partijen en de mediator ondertekenen de mediationovereenkomst.  

Artikel 3 – Aanvang mediation  

De mediation vangt aan terstond na ondertekening van de mediationovereenkomst door de partijen en de mediator, tenzij een ander tijdstip in de mediationovereenkomst wordt afgesproken.  

Artikel 4 – Werkzaamheden mediator en procesbegeleiding  

4.1 De werkzaamheden van de mediator betreffen de mediationbijeenkomsten,
     doch kunnen daarnaast eventuele werkzaamheden omvatten als
     verslaglegging, contacten met de partijen (hetzij elektronisch, schriftelijk of
     telefonisch), bestuderen van stukken, contacten met derden en het opstellen
     van overeenkomsten, één en ander vanaf de aanvang van de mediation.  

4.2 De mediator bepaalt, na overleg met de partijen, de wijze waarop de
     mediation wordt gevoerd.  

4.3 Het is de mediator toegestaan afzonderlijk en vertrouwelijk met de partijen
     te communiceren.  

4.4 De partijen en de mediator spannen zich ervoor in om de mediation
     voortvarend te laten verlopen.  

Artikel 5 – Vrijwilligheid  

5.1 De mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid van de partijen. Elke
     partij, alsook de mediator, kan op elk moment de mediation beëindigen.  

5.2 Tussentijdse afspraken binden partijen alleen voor zover zij die afspraken en
     het bindende karakter daarvan uitdrukkelijk vastleggen in een getekende
     overeenkomst. Zij zijn niet gebonden aan de stellingen en voorstellen die zij
    of de mediator tijdens de mediation hebben ingenomen of gedaan. De
    partijen zijn alleen gehouden aan dat wat in de in artikel 10.1 bedoelde en
    door hen getekende overeenkomst is vastgelegd.  

Artikel 6 – Beslotenheid  

6.1 Bij de mediation zijn geen andere personen betrokken dan de mediator en de
     partijen en/of hun vertegenwoordigers en adviseurs. Ingeval andere dan 
     voor- noemde personen bij de mediation worden betrokken, is toestemming
     van de partijen vereist. Indien de mediator dat wenst, kan hij zich bij de
     mediation secretarieel laten bijstaan door een daartoe door hem aan te 
     wijzen persoon. In elk geval draagt de mediator er zorg voor dat alle personen
     betrokken bij de mediation een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.

6.2 Indien een partij zich tijdens de mediation laat vertegenwoordigen, dient de
     vertegenwoordiger bevoegd te zijn om alle (rechts)handelingen te verrichten
     die voor de mediation noodzakelijk zijn, waaronder het aangaan van een
     overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1. Op verzoek van de mediator dient
     en schriftelijke volmacht te worden getoond waaruit de bevoegdheid van de
     vertegenwoordiger blijkt. 

Artikel 7 – Geheimhouding  

7.1 De partijen doen aan derden - onder wie begrepen rechters of arbiters – geen
      mededelingen omtrent het verloop van de mediation, de daar door de bij de
      mediation betrokken personen ingenomen standpunten, gedane voorstellen en
      de daarbij mondeling of schriftelijk, direct of indirect, verstrekte informatie.

7.2 De partijen verbinden zich om geen stukken aan derden - onder wie begrepen
      rechters of arbiters - bekend te maken, te citeren, aan te halen, te parafraseren
      of zich daarop anderszins te beroepen, indien deze stukken door een bij de
      mediation betrokkene tijdens of in verband met de mediation zijn geopenbaard,
      getoond, of anderszins bekend gemaakt. Deze verplichting geldt niet voor zover
      de desbetreffende betrokkene onafhankelijk van de mediation reeds over deze
      informatie beschikte of had kunnen beschikken. Onder stukken als bedoeld in dit
      artikel wordt mede verstaan: de mediationovereenkomst, aantekeningen van
      partijen of de mediator in het kader van de mediation, verslagen, de in artikel
      10.1 bedoelde overeenkomst, behoudens indien en voor zover partijen hebben
      afgesproken dat (de inhoud van) die overeenkomst, of een gedeelte daarvan,
      niet vertrouwelijk is, andere gegevensdragers zoals geluidsbanden, videobanden,
      foto’s en digitale bestanden in welke vorm dan ook.

7.3 De artikelen 7.1 en 7.2 gelden ook voor de mediator.

7.4 De partijen doen hiermee afstand van het recht om, in rechte of anderszins,
      hetgeen tijdens de mediation is verstrekt en/of naar voren is gekomen als bewijs
      jegens elkaar aan te voeren en/of de MfN/SKM, (ex)bestuursleden van de
      MfN/SKM of bij de MfN/SKM werkzame of anderszins bij de MfN/SKM betrokken
      personen, elkaar, de mediator of andere bij de mediation betrokkenen, als
      getuige of anderszins te horen of te doen horen over informatie die is verstrekt
      en/ of naar voren is gekomen tijdens of in verband met de mediation, dan wel
      over de inhoud van de overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1, alles in de
      ruimste zin des woords. De partijen worden geacht daartoe een
      bewijsovereenkomst te hebben gesloten.

7.5 De mediator behandelt alle informatie die hem door één van de partijen buiten
      aanwezigheid van de andere partij wordt verstrekt vertrouwelijk, behoudens
      voor zover de betrokken partij uitdrukkelijk toestemming verleent om die
      informatie tijdens de mediation in te brengen.

7.6 Het bepaalde in de artikelen 7.1 t/m 7.5 geldt niet in het geval van:
      a. informatie omtrent strafrechtelijke gedragingen waarvoor een wettelijke
          meldplicht dan wel een wettelijk meldrecht bestaat.
      b. informatie omtrent de dreiging van een misdrijf.
      c. een klacht-, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure tegen de mediator. In
         dat geval is de mediator ontslagen uit de voor hem geldende
         geheimhoudingsplicht voor zover nodig om zichzelf tegen de vorderingen te
         verweren en/of een beroep te doen op zijn beroepsaansprakelijkheids-
         verzekering. De geheimhoudingsplicht vervalt voor alle betrokkenen voor
         zover nodig om de klacht te behandelen.
     d. een verzoek van de certificerende instelling aan de mediator om geanoni-
         miseerde informatie over te leggen ten blijke van praktijkvoering indien de
         certificerende instelling zich schriftelijk verbindt tot geheimhouding.
     e. een verzoek van een door de SKM aangestelde peer reviewer aan de mediator
         om informatie te overleggen ten blijke van praktijkvoering.   

Artikel 8 – Einde mediation  

8.1. De mediation eindigt:
      a. door een schriftelijke verklaring van de mediator aan de partijen dat de
          mediation eindigt; of
      b. door een schriftelijke verklaring van een partij aan de andere partij(en)
          en de mediator dat zij zich uit de mediation terugtrekt.  

8.2. Beëindiging van de mediation laat de geheimhoudings- en betalings-
      verplichtingen van de partijen onder de mediationovereenkomst onverlet.  

Artikel 9 – Andere procedures  

9.1 Eventuele bij de aanvang van de mediation al aanhangige gerechtelijke, of
     aanverwante procedures over de kwestie of onderdelen daarvan – met
     uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten - worden door de
     partijen opgeschort voor de duur van de mediation.  

9.2 De partijen zullen gedurende de duur van een mediation jegens elkaar geen
     procedures als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maken – met uitzondering
     van maatregelen ter bewaring van rechten.  

9.3 Indien een partij een maatregel ter bewaring van rechten neemt, of een
     andere procedure als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maakt, is zij verplicht
     daarvan binnen 24 uur na het nemen, respectievelijk aanhangig maken
     ervan mededeling te doen aan de mediator en de andere partij(en).  

Artikel 10 - Vastlegging van het resultaat van de mediation  

10.1 De mediator draagt er zorg voor dat hetgeen de partijen zijn
       overeengekomen deugdelijk, al dan niet door of met behulp van een
       deskundige derde, in een overeenkomst wordt vastgelegd. Voor de inhoud
       van de overeenkomst zijn en blijven de partijen met uitsluiting van de
       mediator zelf verantwoordelijk. De partijen hebben het recht om zich door
       een externe deskundige te laten adviseren.

10.2 De mediator is niet aansprakelijk voor de inhoud van de door de partijen af
       te sluiten overeenkomst en de eventueel hieruit voortvloeiende schade.

10.3 De mediator draagt er zorg voor dat de partijen gezamenlijk en op schrift
       bepalen in hoeverre (de inhoud van) de af te sluiten overeenkomst
       vertrouwelijk is. In elk geval mag de inhoud van de afgesloten overeenkomst
       aan de rechter worden voorgelegd indien dat noodzakelijk is om nakoming
       daarvan te vorderen. 

Artikel 11 - Beperking aansprakelijkheid  

Iedere aansprakelijkheid van de mediator, ingeval van schade als gevolg van zijn handelen of nalaten in de mediation,
is beperkt tot ten hoogste het bedrag dat in de desbetreffende verzekeringsovereenkomst wordt uitgekeerd door zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat krachtens die
verzekeringsovereenkomst in het betreffende geval voor rekening van de mediator komt. 

Artikel 12 – Niet voorziene gevallen

In de gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de mediator. Zij handelt daarbij overeenkomstig de strekking van het reglement.  

Artikel 13 - Wijziging van het reglement c.q. afwijken van het reglement  

Indien en voor zover de partijen wensen af te wijken van het mediation-
reglement kan dat alleen middels een schriftelijke overeenkomst met de uitdrukkelijke instemming van de mediator.  

Artikel 14 - Toepasselijk recht  

Dit reglement wordt beheerst door Nederlands recht. Dit geldt ook voor de overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1.  

 

Versie januari 2020