Gedragsregels voor mediator Vigilant

Deze gedragsregels zijn een richtlijn voor het gedrag van de mediator. Zij dienen
tevens als informatievoorziening voor betrokkenen en als maatstaf voor de tuchtrechter bij het toetsen van het handelen van de mediator.

1 – Beroepsethiek en integriteit

De mediator gedraagt zich zoals van een behoorlijk mediator mag worden verwacht.

Toelichting:
Deze gedragsregel is de basis voor het optreden van de mediator en de kapstok voor alle overige gedragsregels, die daarvan een uitwerking zijn. Integriteit is een kernwaarde voor de mediator. Van de mediator mag worden verwacht dat zij haar professionele code en de algemene sociale en ethische normen en waarden naleeft en handhaaft, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken. De mediator treedt ten minste op als een redelijk bekwaam en redelijk handelend mediator. Vigilant is aangesloten bij de Nederlandse Mediatiorsvereniging (NMv).

2 – Transparantie

De mediator verschaft partijen duidelijkheid over het mediationproces.

Toelichting:
Transparant handelen houdt in dat de mediator partijen duidelijkheid verschaft over het mediationproces, inclusief haar eigen rol daarin. De mediator maakt kwesties met of tussen partijen bespreekbaar en is duidelijk over haar aanpak en wat partijen van haar mogen verwachten. Openheid en duidelijkheid zijn essentieel voor het opbouwen van vertrouwen en een goede werkrelatie met partijen. De mediator voorkomt hiermee ook moeilijkheden in een later stadium.

3 – Partijautonomie

De mediator ziet erop toe dat alle bij de mediation betrokken partijen de autonomie van partijen respecteren. De mediator doet geen uitspraak over de kwestie.

Toelichting:
De mediator bewaakt de autonomie van partijen en toetst hun commitment en vrijwillige deelname aan de mediation. De partijen maken zelf hun keuzes en dragen daarvoor ook de verantwoordelijkheid. De mediator staat tussen de partijen en ondersteunt hen in het maken van hun keuzes en het zoeken naar een oplossing. De mediator kan partijen daarbij waar nodig informatie verstrekken, zodat zij zich een weloverwogen beeld kunnen vormen en hun positie kunnen bepalen. De mediator doet geen uitspraak over de kwestie of een onderdeel daarvan. Zij neemt dus geen beslissing over de inhoud van het conflict tussen partijen. De mediator is ook terughoudend in het geven van zijn mening of het geven van advies over wat een partij wel of niet zou moeten doen. Een mening of advies is doorgaans niet waardevrij en onpartijdig en verdraagt zich lastig met de partijautonomie en de neutrale rol van de mediator. De mediator wijst partijen zo nodig op de mogelijkheid om externe adviseurs of deskundigen te raadplegen tijdens de mediation.

4 – Onafhankelijkheid

4.1 De mediator stelt zich onafhankelijk op. Zij heeft geen belang dat haar
     onafhankelijkheid zou kunnen aantasten.

4.2 Indien de mediator de kwestie niet op een onafhankelijke wijze kan
     begeleiden, aanvaardt zij de opdracht niet of trekt zij zich terug.

Toelichting:
De mediator die een belang bij de mediation heeft dat haar onafhankelijkheid in de weg staat of zou kunnen staan, neemt haar benoeming niet aan. Dit belang zou kunnen liggen in een persoonlijke of zakelijke relatie die de mediator of één van haar kantoorgenoten heeft of heeft gehad met partijen of met één van hen, of in de uitkomst van de mediation. Zij dient zich ook bewust te zijn van de mogelijke schijn van afhankelijkheid en daar naar te handelen. De mediator verschaft partijen duidelijkheid over haar positie indien haar onafhankelijkheid ter discussie staat of zou kunnen staan. Vervolgens vraagt zij partijen of zij op deze basis met haar verder willen. De mediator waakt ervoor dat zij haar onafhankelijkheid zowel tijdens als na de mediation bewaart. Zo nodig trekt zij zich terug.

5 – Onpartijdigheid

5.1 De mediator is er voor alle partijen. Zij is onpartijdig en handelt zonder
     vooringenomenheid.

5.2 Indien de mediator de kwestie niet op een onpartijdige wijze kan begeleiden,
     aanvaardt zij de opdracht niet of trekt zij zich terug.

Toelichting:
Kenmerkend voor de mediator is haar neutrale, onpartijdige rol. De mediator is er voor alle partijen. Zij heeft een vertrouwenspositie ten opzichte van elk van hen. De mediator geeft in woord en daad geen blijk van een voorkeur voor of van afkeuring van (één van) partijen en handelt zonder vooringenomenheid jegens hen. Het vertrouwen bij partijen dat de mediator onpartijdig is, is essentieel voor de kwaliteit van het mediationproces. De mediator treedt alleen in die kwesties op waarin zij haar onpartijdigheid kan bewaren. Zij waakt er steeds voor dat haar onpartijdigheid niet wordt aangetast door vooringenomenheid, gebaseerd op bijvoorbeeld persoonlijke kenmerken, positie, religie of achtergrond of door een oordeel over door partijen ingebrachte standpunten of belangen. Van de mediator mag worden verwacht dat zij zichzelf kritisch volgt en haar neutrale, onpartijdige positie doorlopend bewaakt. Als het voor de mediator onmogelijk is de mediation op een onpartijdige wijze te begeleiden, dan trekt zij zich daaruit terug.

6 – Vertrouwelijkheid

6.1 De mediator ziet erop toe dat alle betrokkenen bij de mediation zich verplichten de vertrouwelijkheid van de mediation te respecteren.

6.2 De mediator heeft een geheimhoudingsplicht.

6.3 De geheimhoudingsplicht duurt voort na de beëindiging van de mediation.

Toelichting:
Uitgangspunt is dat alles wat tijdens een mediation mondeling en schriftelijk wordt uitgewisseld, vertrouwelijk is. Deze informatie mag niet buiten de mediation tijdens of na afloop van de mediation worden gebruikt, tenzij partijen daarover expliciet afwijkende afspraken maken met elkaar en met de mediator bijvoorbeeld indien terugkoppeling nodig is voor de voortgang van de mediation. Informatie die al openbaar of bekend was voor de mediation valt buiten de geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht geldt voor alle betrokkenen bij het mediationproces en voor de mediator in het bijzonder als eerstverantwoordelijke voor het waarborgen van de vertrouwelijkheid. De mediator heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alles wat zij in haar hoedanigheid als mediator verneemt in haar gesprekken met partijen en hun adviseurs, zowel plenair als afzonderlijk. Haar geheimhoudingsplicht geldt ook voor verkennende gesprekken met partijen vóórdat met hen een mediationovereenkomst is gesloten. Een terugkoppeling van informatie door de mediator naar verwijzers of opdrachtgevers die verder gaat dan een kennisgeving van beëindiging van de mediation, gebeurt uitsluitend in overleg en met instemming van alle partijen. De geheimhoudingsplicht van de mediator vervalt voor zover de mediator dit nodig heeft om zich te verweren in procedures, inclusief klacht- of tuchtprocedures.

7 – Competentie

De mediator neemt een mediation alleen aan wanneer zij over de nodige kwaliteiten beschikt om de mediation goed te laten verlopen.

Toelichting:
Van een mediator mag verwacht worden dat zij beschikt over de kennis, vaardigheden, beroepshouding en de persoonlijke kwaliteiten die nodig zijn om een goed verloop van de mediation te waarborgen. Is dat niet of in onvoldoende mate het geval, dan neemt zij de mediation niet aan. Mocht de mediator de zaak al hebben aangenomen, dan trekt zij zich terug. Tot de van de mediator te verwachten kennis hoort kennis van communicatie en conflictoplossing, onderhandelingsconcepten en interventietechnieken. De vaardigheden die van de mediator verwacht mogen worden zijn bijvoorbeeld interventietechnieken gericht op het verbeteren van de communicatie tussen partijen, het verhelderen van het probleem en de betrokken emoties en belangen en de begeleiding van de onderhandelingen tussen partijen. De mediator beschikt ook over meer technische vaardigheden, zoals het bespreken en afsluiten van een mediationovereenkomst en het (laten) vastleggen van afspraken in een vaststellingsovereenkomst. Essentie van de beroepshouding is dat de mediator integer en betrouwbaar is, haar vak naar beste kunnen uitoefent en de bereidheid heeft om zich doorlopend bij te scholen en verder te ontwikkelen als mediator. Persoonlijke kwaliteiten zijn essentieel voor de mediator. Van de mediator mag verwacht worden dat zij evenwichtig, flexibel, empathisch en doortastend is en dat zij goed kan opereren in een context waarin druk en tegenstrijdige belangen een onmiskenbare rol spelen.


8 – Werkwijze

8.1 De mediator is verantwoordelijk voor het mediationproces en bewaakt het
     verloop daarvan.

8.2 De mediator sluit voorafgaand aan de mediation met alle partijen een
     schriftelijke mediationovereenkomst die ten minste de vertrouwelijkheid en
     vrijwilligheid omvat.

8.3 De mediator betrekt geen derden bij de mediation, behoudens met
     toestemming van partijen.

Toelichting:
De essentie van de taak van de mediator is het bewaken van het mediationproces. De mediator behandelt de mediation met de nodige voortvarendheid en maakt daarvoor voldoende tijd beschikbaar. Zij geeft uitleg over het mediationproces, de inhoud van de mediationovereenkomst en het reglement. De mediator verifieert of partijen begrijpen welke voorwaarden en consequenties er aan ondertekening van de mediationovereenkomst zijn verbonden. De mediator zorgt voor een evenwichtige behandeling van de kwestie en bevordert zoveel mogelijk dat iedere partij op gelijkwaardige wijze aan bod komt, in voldoende mate toegang heeft tot de benodigde informatie en de ruimte heeft om zo nodig financiële, juridische, psychologische of andere adviseurs te raadplegen. De mediator is verantwoordelijk voor de contractuele vastlegging in de mediationovereenkomst van de geheimhoudingsplicht van partijen en hemzelf. Partijen hebben geen wettelijke geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht van partijen dient er primair voor om te bevorderen dat zij vrijuit kunnen spreken tijdens de mediationgesprekken en dat vertrouwen kan worden opgebouwd. Partijen bepalen samen de omvang van de geheimhoudingsplicht. Zij beoordelen of het voor de voortgang van de mediation nodig is dat met bepaalde personen buiten de mediationtafel overleg plaats heeft. De mediator draagt er zorg voor dat de omvang van de geheimhoudingsplicht wordt vastgelegd. De mediator draagt er zorg voor dat derden die bij de mediation worden betrokken, een geheimhoudingsverklaring tekenen. De toestemming van partijen is niet nodig voor secretariële ondersteuning van de mediator bedoeld in artikel 6.1 van het reglement.

9 – Tarief en kosten

9.1 De mediator maakt met partijen vooraf een afspraak over zijn tarief en de
     bijkomende kosten en legt deze afspraak vast in de mediationovereenkomst.

9.2 Het is de mediator toegestaan een vast bedrag voor de mediation af te spreken.

9.3 De mediator zorgt voor een duidelijke, inzichtelijke declaratie.

Toelichting:
Bij de start van de mediation maakt de mediator een duidelijke afspraak over haar tarief (of een vast bedrag voor de mediation) en eventuele bijkomende kosten. De mediator spreekt met partijen af wie de kosten van de mediation draagt. De mediator specificeert haar declaratie op een heldere manier. Zij houdt een verrichtingenstaat bij en legt deze desgevraagd over, zodat het voor partijen inzichtelijk is voor welke werkzaamheden zij welke kosten in rekening brengt. 


Versie januari 2020